En enero de 2023 está previsto que entre en vigor la normativa europea Whistleblowing, que obliga a nombrar un Data Protection Officer y a facilitar un canal de comunicación para que los trabajadores puedan denunciar de forma completamente anónima cualquier irregularidad, situación de abuso o desigualdad.

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Esta directiva afecta a todas las empresas públicas o que tengan más de 250 empleados, aunque se recomienda su aplicación inmediata para las empresas de más de 50 trabajadores o para aquellas cuya actividad tenga riesgo penal, puesto que la obligatoriedad para ellas será de rápida aplicación. Dicha normativa queda enmarcada en el proceso de compliance penal, de modo que su aplicación evita que los administradores o directores de las compañías deban responder personalmente por las infracciones de la empresa. 

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Este nuevo canal de comunicación debe encontrarse en la página web de la empresa para que cualquiera (trabajadores, accionistas, consumidores, proveedores…) pueda tener acceso a él. Existen ciertos requisitos necesarios para que este canal de denuncia sea considerado válido:

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- Ser totalmente independiente de la red informática de la empresa, ya que no debe ser mantenido por el departamento de sistemas de la organización.

- Ofrecer la posibilidad de realizar denuncias anónimas.

- Mantener un libro de registro de las comunicaciones realizadas.

- Estar en un entorno seguro.

- Permitir la aportación de documentos o evidencias.

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Para asegurar que la denúncia es completamente anónima, se recomienda la generación de un correo electrónico anónimo para que la comunicación con el denunciante sea posible en caso de tener que abrir un proceso de investigación.

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Existe un procedimiento definido para que la constitución de este canal se considere válida para la directiva Whistleblowing, por lo que es recomendable implementarlo con acompañamiento legal. El incumplimiento de esta norma puede conllevar sanciones de entre 100.000€ y 1.000.000€.

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Desde Artefacto Studio facilitamos soporte legal en el entorno digital para que todas las soluciones que proponemos cumplan con las normativas existentes. En este caso, facilitamos la posibilidad de contratar un canal de denuncia externo gestionado por el equipo legal y que permita, opcionalmente, la comunicación con un e-mail anominizado, tomando en consideración los requisitos establecidos en la norma.

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Para más información, no dudes en contactar con nosotros.